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Cor Moyen Manteau Vent Coupe Femme DFSXCZ Lache Longue Automne 10 clés pour faciliter les réunions

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Trouver des idées, aligner des équipes, ou se mettre en ordre de marche, la réussite d’une réunion nécessite une préparation précise. Mais cela ne suffit pas : encore faut-il savoir faciliter l’émergence de points de vue et l’engagement des participants. Voici quelques conseils pour dépasser vos objectifs.

1. Etre au T.O.P.

Moyen Vent Lache Femme Cor Manteau Longue DFSXCZ Coupe Automne Le TOP de la réunion c’est être clair sur le Thème, les Objectifs et le Plan. Le Thème cadre le sujet dont vous souhaitez parler, il permet aussi de définir qui doit être (ou ne pas être) convié. Les Objectifs poursuivis sont formulés en livrables ou en comportements attendus. Un objectif, ce n’est « aborder tel ou tel sujet », c’est obtenir du concret. La réunion sera réussie si vous avez résolu un problème, défini tel plan d’action ou créé/insufflé une dynamique au sein de vos équipes. Le Plan, enfin, est construit pour vous permettre d’atteindre vos objectifs ; du classique triptyque (génération d’idées, focalisation et action) aux agendas plus singuliers (un-conf ou mindfulness meetings etc.) ; à vous de bien définir le meilleur chemin pour votre audience. [mettre illustration du modèle gamme]

2. Poser le cadre et définir les règles du jeu

Pourquoi est-on là ? Pourquoi les participants ont-ils été choisis ? Qu’attend-on d’eux. Paradoxalement, poser le cadre, c’est définir le cœur du sujet et répondre à la question du pourquoi plus que celle du quoi ou du comment.

3. Gérer les débordements

Ils surgissent quand les participants ne distinguent plus la personne de sa tâche et de sa fonction. Quand l’émotionnel l’emporte sur le rationnel, il est impératif de rappeler à chacun que la réunion ne sert pas à régler des différends relationnels.

4. S’appuyer sur ses alliés

Deux erreurs sont souvent commises dans l’animation d’une réunion :

  • s’appuyer trop sur ceux à l’aise à l’oral. Pour éviter cela, allez chercher ceux qui s’expriment moins, en créant un environnement bienveillant, en utilisant des techniques d’expression anonyme par écrit avec des brainstormings ou des apps.
  • consacrer trop de temps aux points de vue radicaux ou en forte opposition. Dans un groupe, vous avez des opposants et des alliés, tous actifs ou passifs. L’objectif d’un opposant actif, voire d’un irréductible est de saper la réunion. Il ne sert à rien d’essayer de le convaincre, il vaut mieux le contenir et se focaliser sur ses « supporters ». Selon la stratégie des alliés définie par l’école de la socio-dynamique, consacrez deux tiers de votre temps à soutenir et encourager vos alliés et un tiers à isoler ou contenir le pouvoir de nuisance de vos opposants. Comment ? prenez le groupe à partie si nécessaire.

5. Garder toutes les idées

Chaque opinion exprime un ressenti. « Don’t kill the messenger ! », comme disent les anglais. Même si ce qui est dit ne va pas dans votre sens, il faut laisser dire et mesurer si ce cela est partagé par l’ensemble du groupe ou s’il s’agit d’un simple point de vue personnel.

6. Modifier la mise en scène durant la réunion

Parce que chaque aménagement de salle de réunion facilite un mode d’échange, il faut savoir changer pour stimuler la créativité et l’intelligence collective ; de la mise en œuvre de sous groupes, à l’absence de tables ou de chaises par exemple.

7. En mettre plein les murs

Trop de réunions restent aujourd’hui statiques. Levez-vous, utilisez les paperboards ou mieux les murs pour écrire, pour capter l’attention. Partagez. Exprimez-vous sous quelques formes que ce soit, en dessins pourquoi pas. Que les murs de votre salle de réunion soient à la fin riches des échanges et des décisions prises, et que chacun puisse se raccrocher à ce qui est inscrit. Il n’y a ainsi aucune ambigüité sur les messages. Par ailleurs, écrire ce que dit un participant témoigne de la valeur que vous accordez à l’idée, cela suscite l’engagement.

8. Créer l’engagement

Ce n’est pas chose aisée mais l’engagement s’obtient plus facilement quand tout le monde a le sentiment d’avoir participé et donné sa voix. On n’est pas obligé d’être d’accord mais on peut s’aligner dès lors que l’on a le sentiment d’appartenir au groupe. Le responsable de la réunion doit ainsi être capable de montrer que les choix et les décisions prises sont bons pour le collectif.

9. Faire de la fin de la réunion, un début

Quand la réunion s’achève, il faut prendre le temps de travailler sur la responsabilisation de chacun. Ainsi, il faut s’attacher à définir qui fait quoi et quand, sinon la journée passée à créer une dynamique sera vaine.

10. Faire intervenir un facilitateur

C’est souvent plus facile d’atteindre la cohésion du groupe et ses objectifs avec un intervenant extérieur dont le rôle va consister à s’attacher à la forme et au processus de la réunion. Le travail de recadrage par rapport aux objectifs est plus facilement admis par tous. Par ailleurs, le prescripteur de la réunion devient un participant et est débarrassé de son rôle d’animateur. Son leadership est moins pesant pour tous et il est ainsi plus facilement intégré au groupe.

(Cet article a été préparé en collaboration avec Alexandra Fix, d’Edgework Partnership, partenaire des Fontaines pour la facilitation d’événements).

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